Работа в дистанционном режиме не теряет свою актуальность — началась вторая волна коронавируса. Мы уже писали о том, как организовать работу на удаленке, а сегодня поговорим об эффективном управлении коллективом на расстоянии.

Информация будет полезна не только руководителям, которые были вынуждены срочно перевести сотрудников на удаленку из-за обстоятельств, но и тем, кто изначально хотел бы организовать рабочий процесс онлайн — владельцам контент студий, рекламных агентств, IT-компаний.

Реклама: Erid 2VtzqvzzpR1
Реклама. Erid 2VtzqvZp34w

Расскажем о проблемах, с которыми сталкиваются руководители, об их причинах и способах решения. Рекомендации помогут сохранить контроль над работой и избежать простоев.

Читайте также: ТОП-10 CRM-систем

Проблемы в управлении сотрудниками онлайн — причины и способы их решения

Трудности, с которыми чаще всего сталкиваются руководители:

1. Не удается срочно связаться с сотрудниками по важным вопросам, в рабочее время они могут быть не в сети

Причины: нет четко отлаженного механизма коммуникации с персоналом.

Способы решения: выберите удобный канал связи, заранее обговорите, в какие часы работник должен быть онлайн, установите минимальное время ожидания (например, ответ должен прийти не позже, чем через час в рабочее время). Если у вас пара исполнителей, подойдет связь в соцсетях или мессенджерах, если нужна связь с отделом из нескольких человек используйте корпоративные чаты, рабочую почту, сервисы вроде Slack.

Проблемы в управлении сотрудниками онлайн

2. Непонятно, как сотрудник проводит рабочее время

Причины: не налажена система оценки эффективности работы.

Непонятно, как сотрудник проводит рабочее время

Способы решения:

Тут стоит сразу оговориться, что контроль наличия сотрудника на рабочем месте — это не про удаленку. На удаленке можно оценить только эффективность работы и выполнение задачи в срок. Самое сложное — установить дедлайны и KPI.

Какие сервисы помогают отслеживать эффективность:

Если все же не терпится контролировать именно то, как сотрудник проводит время за компьютером — есть специальный софт, например, Kickidle и DeskTime Pro. Программа делает скрины с экрана рабочего монитора и фиксирует, когда сотрудника нет на месте. Это нужно для того, чтобы отслеживать, кто реально работает, а кто зависает на Ютубе или постит котиков в соцсетях.

Но такой софт подходит не для любой профессии. Его нельзя использовать для творческой и проектной работы — для контроля программистов, дизайнеров, копирайтеров, переводчиков. Например, копирайтер может писать тексты ночью по субботам, а не по понедельникам строго в 9 часов утра. Использование ПО в этих случаях только демотивирует.

3. Низкая эффективность работы на удаленке

Вы установили дедлайны и KPI, запустили CRM, добавили сотрудников в корпоративный чат, но часть из них все равно халтурит.

Низкая эффективность работы на удаленке

Причины: большое количество отвлекающих факторов дома, отсутствие мотивации.

Способы решения:

— Установите четкие, но разумные дедлайны по каждой задаче и для каждого сотрудника (пересекается с предыдущим пунктом).

— Разработайте систему отчетности, например, раз в неделю каждый сотрудник вносит информацию в таблицу или отчитывается на онлайн совещании.

— Мотивируйте сотрудников работать на результат. Можно выплачивать премии тем, кто перевыполнил план, добавлять % за объем или ежемесячно награждать лучшего сотрудника отдела.

— Повысьте оплату труда. Типичная проблема, особенно с фрилансерами — когда исполнителям не хватает денег, они ищут подработку или более высокооплачиваемые проекты. В лучшем случае фрилансер будет совмещать несколько проектов (что скажется на эффективности), в худшем, уйдет к заказчику с более выгодными условиями.

4. Отсутствие сплоченности в команде и плохая коммуникация сотрудников друг с другом.

Причины: нет сервисов для коммуникации, не ведется работа по укреплению связей между членами команды.

Отсутствие сплоченности в команде

Способы решения:

Стоит оговориться, что не везде нужна командная работа. Например, если копирайтер работает в связке с контент-менеджером, то ему не обязательно общаться с другими авторами. А вот если речь идет об отделе продаж, где от каждого сотрудника зависит выполнение общего ежемесячного плана, то проблему можно решить несколькими способами:

  • использование сервисов для командной работы, где каждый сотрудник может видеть и следить за ходом задач коллег — Trello,Todoist, Slack;
  • обязательно создание чатов для неформального общения сотрудников между собой;
  • проведение мероприятий для поддержки командного духа и развития  психологических связей между членами команды;
  • внедрение в работу сервисов геймификации — кроме командной работы работают на повышение мотивации.

5. Непонятно, кто за что отвечает, сотрудники сдают работу как и когда им удобно.

Один сотрудник сдает задачу в тот же день, другой через неделю, менеджер первого отдела решает задачи второго отдела, у всех разные каналы коммуникации — одним словом, хаос в работе коллектива.

Непонятно, кто за что отвечает

Причины: не налажена система постановки четких задач и распределения ролей.

Способы решения: вы должны выстроить четкую иерархию — кто за что отвечает, когда и в какой форме сдает работу. Например, раз в неделю вы, как руководитель устраиваете совещание в Zoom с начальниками отделов, где каждый сдает отчет + вам присылают отчеты в электронном виде. Начальники, в свою очередь, организовывают работу для исполнителей в Trello, для коммуникации используют Telegram, для сдачи работы устанавливают определенные дни/часы, для каждой задачи установлен срок и параметры оценки эффективности.

5. Большая текучка кадров

Причины: причин увольнения (в том числе по собственному желанию) много, перечислим самые распространенные, которые встречаются на удаленке:

  • Излишний контроль.
  • Слишком жесткие дедлайны.
  • Неоправданная система штрафов.
  • Слишком большое количество сервисов.
  • Завышенные требования к исполнителю.
  • Низкая оплата.
  • Задержки зарплаты.
  • Неуважительное отношение к сотруднику.
  • Исполнитель не справляется с обязанностями.

Большая текучка кадров

Способы решения: нужно найти золотую середину, при которой вам и исполнителям будет комфортно работать без снижения эффективности.

Пример неправильного подхода к организации удаленной работы, из-за которой постоянно приходится искать новых исполнителей:

Организация N ведет сайты с информационным контентом. Регулярно ищет новых копирайтеров, не меняя ошибочные условия, из-за которых те увольняются. Причины высокой текучки:

  • В вакансии указана цена в долларах (что и привлекает многих исполнителей), но по факту платят в рублях, причем без привязки к курсу, т.е. смена курса не приводит к перерасчету. Обман на этапе подбора авторов.
  • В вакансии указан диапазон цен за работу с перспективой повышения, но в реальности платят по минимальной цене из этого диапазона, находя 10 причин не доходить до более высокой стоимости. Обман №2.
  • Строгий ежедневный объем текстов, сдача день в день до 18 часов вечера. Объясняется тем, что если давать авторам более гибкий дедлайн (например, двое суток на текст), они расслабятся. В итоге многие авторы не выдерживают нагрузку и уходят (помните мы говорили о том, что не все могут работать по часам на удаленке?).
  • Десяток сервисов работы с текстом, конфликтующих между собой и неадекватные требования по этим сервисам. Приведение текста к цифрам (отхождение даже в 2% недопустимо) занимает больше времени, чем написание самого текста. При этом страдает качество статей.
  • После правок редактора нужно снова танцевать с бубном вокруг того же десятка сервисов. В итоге работа с текстом в перерасчете на потраченное время оказывается невыгодной для исполнителей.

Заключение

Основные причины проблем с удаленными сотрудниками — отсутствие нужных сервисов (или неправильный их выбор), неспособность выстроить четкую структуру, где у каждого своя роль, неумение отслеживать эффективность работы, нежелание мотивировать сотрудников, попытка контролировать их также как и в оффлайне, завышенные требования.

Из-за проблем, возникающих на фоне этих причин, некоторые руководители считают удаленку неприемлемым форматом работы, перекладывая всю вину на исполнителей. Все что нужно — понять, из-за чего на самом деле страдает эффективность того или иного сотрудника и исправить проблему.

Полезные ссылки:

Читайте нас в Телеграм
Читайте нас в Телеграм
Комментарии: Эффективное управление сотрудниками на удаленке — советы и рекомендации
Компании
В тренде
Размещать истории в группе ВКонтакте могут все сообщества, но мало, кто их использует. А этот инструмент незаменим, если вы хотите повысить охват группы и привлечь новых подписчиков. Разбираемся, как выложить историю в группе ВКонтакте, какие есть возможности, что размещать и что писать в историях. Читайте также: Как раскрутить группу в ВК с нуля Кто может […]
Яндекс сделает новый интерфейс Вордстата основным 20 марта 2024 года. Напомним, что новый Вордстат был запущен 20 октября 2023 года. Также новую версию можно условно назвать «Вордстат 2», так как он находится по url-адресу с названием: wordstat-2.yandex.ru. Посмотрим, какие функции доступны в интерфейсе нового Вордстата,  что изменилось в сервисе и как им теперь пользоваться. А […]
Google Документы — это один популярнейших редакторов для работы с текстом онлайн. Он позволяет создавать и редактировать документы, обсуждать их с коллегами в режиме реального времени, и даже работать оффлайн в случае перебоев с интернетом. Кроме того, у Google Docs есть множество полезных функций, которые могут упростить и ускорить вашу работу и о которых вы […]
Нейросеть нарисовала культовых персонажей из русских народных сказок и советских мультфильмов в стиле фильма «Дюна» — от Бабы Яги и Кощея до Чебурашки и Винни-Пуха. Посмотрите, как искусственный интеллект создаёт уникальные интерпретации знаковых персонажей и переносит их на планету Арракис, в атмосферные пейзажи пустыни. В конце статьи поделимся промптом для создания таких персонажей в Шедевруме. […]
Продукция Apple продается во всех странах. А каждый новый продукт становится культовым еще до старта продаж. Apple – один из самых влиятельных брендов мира. И многим сложно осознать, что история этой компании началась в гараже. За почти полвека Apple не изобрела ничего принципиально нового. Но она изменила ход развития IT-ниши. Как все начиналось и как […]
Новости
Статьи