Сервис электронного документооборота упрощает и ускоряет работу бухгалтерии. Есть виды деятельности, где использование ЭДО обязательно. Это торговля одеждой, обувью, парфюмерией, алкоголем и другими товарами с обязательной маркировкой.
Перед вами подборка популярных сервисов, которые подойдут компаниям малого и крупного бизнеса.
Читайте также: 10 сервисов онлайн-бухгалтерии
Что такое электронный документооборот и для чего нужен
ЭДО – это обмен документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами без использования бумажных версий. Нужен, чтобы обрабатывать первичную бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры), дистанционно сдавать отчетность в налоговую, ПФР и т. д.
Чтобы пользоваться ЭДО, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить можно у оператора сервиса или в удостоверяющем центре. Электронные документы, подписанные КЭП, являются юридически значимыми.
Пользователи разных систем могут обмениваться документами. Для этого существует бесплатный роуминг между операторами.
Как выбрать сервис ЭДО:
- Узнайте, чем пользуется большинство контрагентов. Обмен документами внутри одной системы удобнее, потому что не требует настройки роуминга.
- Проверьте роуминговое покрытие оператора. Воспользуйтесь таблицей на сайте Ассоциации РОСЭУ.
- Сравните функционал. У некоторых операторов возможность сдачи отчетности в госорганы не предусмотрена или оплачивается отдельно.
- Сравните цену. Рассчитайте, во сколько обойдется отправка одного документа. Для этого разделите стоимость тарифа на количество ваших документов.
ТОП-10 онлайн-сервисов ЭДО
1. Контур Диадок
Комплексный сервис ЭДО от разработчика из ТОП-10 российских IT-компаний. Здесь можно организовать электронный документооборот с партнерами из РФ и иностранными контрагентами.
Основные возможности. Сервис позволяет обмениваться бухгалтерскими документами, сдавать налоговую отчетность, согласовывать договора. Для каждого документа можно настроить маршрут и отслеживать статус. Интеграция с 1С, SAP и Oracle. Также сервис работает с системой Честный знак. Если продукция подлежит маркировке, документы по каждой реализации автоматически передаются в систему. Есть модули кадрового документооборота и взаимодействия с электронными торговыми площадками.
Плюсы:
- роуминг с большинством операторов ЭДО;
- веб-версия и мобильное приложение.
Минусы: дополнительные модули платные.
Цена: Принимать документы можно бесплатно. Полноценный документооборот – от 1 900 до 18 600 ₽ в год. Если не подходят стандартные тарифы, можно запросить индивидуальное предложение.
2. СБИС
Платформа с готовыми отраслевыми решениями. Можно подключить ЭДО для производственного предприятия, общепита, транспортной компании и других видов бизнеса.
Основные возможности. Первичную документацию подписывают пакетами в один клик. Контрагент не обязательно должен быть пользователем ЭДО. Документы можно отправить на электронную почту в виде защищенной ссылки. Если у получателя есть КЭП, он сможет их подписать. Доступна отправка отчетов в ФНС. Сервис интегрируется с 1С и взаимодействует с системами маркировки Честный знак, Меркурий и ЕГАИС.
Плюсы:
- роуминг с большинством операторов;
- чат для согласования документов;
- мобильное приложение.
Минусы: платный аккаунт.
Цена: Прием документов бесплатно. Чтобы пользоваться платными тарифами, нужно зарегистрировать аккаунт и заплатить 500 ₽. Далее ежегодно оплачивать пакеты услуг: от 1 500 ₽ в год.
3. Калуга Астрал
Группа сервисов ЭДО, сдачи отчетности в ФНС, работы с системами маркировки. Все продукты подключаются отдельно.
Основные возможности. В сервисе Астрал.ЭДО можно обмениваться электронными документами и сверять расчеты. Автоматическая отправка кодов товаров в Честный знак.
Астрал Отчет 4.5 позволяет отправлять отчетность в ФНС, ПФР, Росстат и другие контролирующие органы. Календарь бухгалтера заранее напомнит о дате отчета.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- проверка контрагентов.
Минусы: неудобно пользоваться одновременно несколькими сервисами.
Цена: Астрал.ЭДО – бесплатный тестовый период 1 месяц, далее – от 5 000 ₽ в год; Астрал Отчет – от 1 200 ₽ в год.
4. Такском
Сервис работает самостоятельно или в интеграции с учетными системами. Во втором варианте отправлять, получать и подписывать документы можно не выходя из 1С.
Основные возможности. Есть решения для организации ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в государственные органы. Модули подключаются отдельно.
Такском-Файлер – это программа для обмена бухгалтерскими документами и отправки информации в Честный знак.
Такском-сдача отчетности – позволяет сдавать отчеты в ФНС, ФСС, ПФР, Росстат. Функция ЭДО здесь тоже есть, но пакеты исходящих документов маленькие.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- интеграция со старыми и измененными версиями 1С;
- мобильное приложение.
Минусы: неудобно переключаться между модулями.
Цена: Отправка документов – от 1 500 ₽ за 100 пакетов; сдача отчетности – от 1 875 ₽ в год.
5. DocSpace
Коробочная система обработки, согласования, хранения и поиска документов для крупных предприятий. Реализована концепция Workflow («поток работы»): стандартные процессы с участием большого количества сотрудников разбиты на отдельные шаги. Такой подход помогает не терять документы и вовремя выполнять задачи согласования.
Основные возможности. Сервис позволят учитывать входящие и исходящие документы, согласовывать договора, подавать заявки на оплату счетов. Искать документы в электронном архиве можно по выдержке из текста или индивидуальным реквизитам. Модуль отчетности помогает контролировать качество работы сотрудников с документами.
Плюсы:
- автоматизация типовых действий с документами;
- неограниченный объем архива.
Минусы: не подойдет малому бизнесу.
Цена: Доступна демоверсия. Минимальная стоимость – 450 000 ₽ за 50 лицензий клиентского доступа
6. ЭДО.Поток
Сервис предлагает ЭДО с контрагентами и работу с системой Честный знак. Можно пользоваться в веб-версией или интегрировать программу с 1С.
Основные возможности. Позволяет обмениваться первичной документацией и отправлять коды товаров в систему маркировки. Автоматическая настройка роуминга.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- бесплатный интегратор с 1С и другими учетными системами.
Минусы: нельзя передавать отчеты в ФНС.
Цена: Входящие документы – бесплатно. В базовом тарифе можно оплачивать отправку документов поштучно. Старшие тарифы – от 700 ₽ за 100 документов.
7. ЭДО СберБизнес
Продукт из экосистемы Сбер. Доступен также компаниям, которые не являются клиентами банка.
Основные возможности. В системе можно организовать документооборот с пользователями популярных операторов ЭДО, Сбербанком и государственными органами. Есть сервис проверки контрагентов. Электронная подпись – бесплатно.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- безлимитные исходящие в платных тарифах.
Минусы: нет интеграции с учетными системами.
Цена: Входящие – бесплатно. Платный тариф – 360 ₽ в месяц для клиентов СберБизнес. Остальные пользователи оплачивают годовой доступ – 4320 ₽.
8. Е1 Евфрат
Подойдет крупному бизнесу и государственным организациям. Совместная работа с документами по принципу Workflow. Программу можно установить на собственное оборудование или пользоваться облачным сервисом.
Основные возможности. Система позволяет собирать и обрабатывать первичную документацию, управлять контрагентами по аналогии с CRM, автоматизировать бизнес-процессы. Можно создать электронный архив.
Плюсы:
- выезд специалистов для обучения сотрудников;
- мобильная версия.
Минусы:
- для внутреннего документооборота;
- высокая цена.
Цена: Бесплатный тестовый период 30 дней. При установке на собственное оборудование – от 5 200 ₽ за одну пользовательскую лицензию. Облачный сервис – от 27 000 ₽ в месяц.
9. СЭД «ДЕЛО»
Платформа для создания цифровой инфраструктуры компании. Подойдет крупному бизнесу, государственным и муниципальным организациям. Позволяет автоматизировать документооборот и управлять бизнес-процессами.
Основные возможности. В сервисе можно организовать внутренний и внешний документооборот, создавать маршруты для документов и отслеживать выполнение задач. Есть функции управления материальными ресурсами, закупками и электронными торгами. Модули для государственных органов: организация электронной очереди, обработка обращений граждан.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- бесшовное взаимодействие с пакетами офисных программ и почтовыми клиентами;
- мобильное приложение.
Минусы:
- не подойдет малому бизнесу.
Цена: Есть бесплатная демоверсия. Стоимость одной пользовательской лицензии – от 6 600 ₽. Отдельно нужно заключать ежегодный договор на сопровождение, который не входит в стоимость лицензии.
10. Инфотекс Траст
Сервис подойдет для малого бизнеса. Программа устанавливается на собственное оборудование – доступ с ПК.
Основные возможности. Позволяет организовать документооборот с контрагентами, сдавать отчетность и отправлять коды товаров в Честный знак.
Плюсы:
- роуминг с популярными сервисами ЭДО;
- дистанционная помощь в установке и настройке системы.
Минусы: нет интеграции с 1С.
Цена: Бесплатный пробный доступ на 100 исходящих документов. Документооборот – от 2 750 ₽ за 500 документов; отчетность – от 1 100 ₽.
Заключение
При выборе сервиса ЭДО ориентируйтесь не только на цену. Оцените, насколько функционал соответствует вашим задачам и масштабу бизнеса. Узнайте, можно ли интегрировать продукт с другим вашим ПО. Поинтересуйтесь качеством техподдержки, изучите отзывы.
Полезные ссылки:
