Как перейти на недорогую IP-телефонию и не потерять клиентов? Все шаги

Для бизнеса с большой базой клиентов смена номера — рискованный процесс. Чтобы покрыть издержки и не растерять покупателей, надо сделать следующее:

1. Продумать конфигурацию виртуальной станции, чтобы не переплачивать за неиспользуемые мощности.
2. Сэкономленные деньги пустить на раскрутку нового номера.
3. Систематично оповещать покупателей о смене телефона.

Рассказываем, как выбрать, настроить АТС и поработать с клиентурой при переходе на IP-телефонию.

Реклама: 2Vtzqxi7Yrq

Шаг 1. Составляем модель виртуальной АТС

ВАТС хороша тем, что в большинстве случаев не нужно покупать оборудование. Для звонков используются смартфоны, компьютеры, ноутбуки, планшеты и даже стационарные телефоны.

Составьте технический план для IP-оператора, где укажите:

1. Число линий связи. Каждая линия — это один сотрудник, который общается с клиентами/партнерами.
2. Количество номеров. Зависит от структуры предприятия. Если есть отделы, филиалы, можно каждому подразделению присвоить свой номер. А для единой фирмы из пяти человек хватит одного телефона.
3. Тип номера. Форматом 8 800 пользуются крупные компании, ведущие деятельность в нескольких регионах. За входящие вызовы платит бизнесмен, чек за связь выходит немалый. Поэтому желающие сэкономить выбирают городские и мобильные номера.
4. Какие средства связи есть. Если нет ничего из перечисленного выше, надо приобрести IP-телефоны. Рекомендуем производителей Panasonic, Grandstream, Gigaset.

Шаг 2. Проверяем качество Интернета

Подойдет ли ваше интернет-соединение для IP-телефонии, определяют по пропускной способности, или ширине канала. Так называют максимальный объем данных, который передается и принимается по сети за секунду.

Основные требования:

• Объем передачи данных для одного разговора — от 0,1 Мбит/с. Чем больше менеджеров одновременно общаются с клиентами, тем больше трафик.
• Задержка при передаче пакетов — меньше 100 мс.

Рассчитаем первый пункт по формуле:

Ширина канала = 0,1 Мбит/с * число операторов

Например, минимальная пропускная способность для колл-центра из десяти операторов:

Ширина канала = 0,1 Мбит,с * 10 = 1 Мбит/с

Чтобы проверить этот параметр, а также задержку при передаче пакетов:

1. Отключите приложения на ПК, которые загружают сеть, — мессенджеры, программы для скачивания файлов.
2. Запустите онлайн-тестер Яндекс.Интернетометр, speetest24.ru и сравните результаты с рассчитанными по формуле.
3. Если значения меньше, смените тариф.

Шаг 3. Ищем оператора IP-телефонии

Выбирайте поставщиков, у которых в числе клиентов есть известные компании. На что еще обратить внимание:

• Расценки связи по направлениям, куда звоните чаще всего: города России, страны СНГ или Европы. Например, у оператора MTT плата за исходящие в Москву — 0,46 руб./мин., в Екатеринбург — 0,38 руб. А разговоры внутри фирмы бесплатны и лимита нет, даже если филиалы находятся в разных городах.
• График работы техподдержки. Круглосуточный режим обязателен, чтобы быстро решать проблемы.
• Тип тарифа. Модульный тариф означает, что функции вы набираете поштучно. Это не подходит фирмам, которые раньше не пользовались IP-телефонией. Для них оптимальны пакетные решения с базовым набором опций, а дополнительные подключаются, если понадобятся.

Шаг 4. Подключение телефонии

Отправьте заявку провайдеру, оплатите тариф. Поставщик пришлет письмо, где укажет действия для настройки, логин и пароль от личного кабинета, телефонные номера.

Управлять параметрами АТС вы будете на сайте оператора или в приложении для смартфона/компьютера. Хорошо, если в программе предусмотрены всплывающие подсказки, как у MTT.

Руководитель сам создает учетные записи сотрудникам, устанавливает переадресацию.

Настройка софтфона

Если будут использоваться смартфоны, планшеты, ПК, установите на них приложение для звонков — софтфон (3CXphone, Blink, X-Lite). Провайдер может рекомендовать конкретную утилиту.

Для настройки:

1. В ЛК оператора откройте список «Сотрудники».
2. Выберите менеджера, перейдите на вкладку «Телефония» или «Связь». Введите данные:
   — название сервера (поле может называться Server, Server Name, Location, Host) — получают у провайдера;
   — внутренний номер сотрудника (Extension, ID, SIP-адрес) — назначайте короткие коды;
   — пароль (Password, Secret);
   — имя сотрудника (Display Name, Caller ID).
3. Запустите софтфон. Создайте новый аккаунт (add account) и внесите данные из второго пункта в аналогичные поля.

Настройка IP-телефона

IP-телефоны подключаются LAN-кабелем к роутеру и вилкой 220 В к электрической сети.

1. Зайдите в меню аппарата, пункт «Настройки сети». Посмотрите присвоенный IP-адрес. Найдите упоминание о «Web» или «Web-interface» и активируйте веб-интерфейс.
2. На ПК запустите браузер, в адресной строке введите IP телефона.
3. Появятся поля. Заполните, используя данные из карточки сотрудника, как для настройки софтфона.

Если возникли проблемы, пишите в техническую поддержку провайдера.

Чтобы сохранить клиентов

Как сделать переход на интернет-телефонию безболезненным?

1. Укажите новый номер на всех информационных ресурсах. Прежний телефон удалите, но не отключайте физически. Для входящих вызовов настройте переадресацию, а звоните клиентам уже с нового номера.
2. Сообщите о смене телефона через SMS, е-mail или звонок.
3. Запишите сообщение о новом контакте в голосовом приветствии. И пусть операторы в личной беседе тоже повторяют номер.
4. Делайте телефон частью бренда. Проверенная схема — записать короткий стих-слоган, где упоминается красивый номер, наложить на музыку и заказать рекламу на радио.

Если спустя 3–4 месяца звонков со старого номера нет, отключайте его. Напомните клиентам о смене еще раз, через SMS.

IP-телефония — выгодный для бизнеса вид телефонной связи, она быстро настраивается. Уверенные пользователи ПК справятся с подключением самостоятельно; другим поможет техподдержка провайдера, и не придется платить стороннему специалисту.

Остались вопросы? Обращайтесь в МТТ.