От профессионализма администратора стоматологической клиники зависит вся ее работа, а также прибыль. Можно сказать, это человек-оркестр в медицинской сфере. В этой статье подробно расскажем о том, какими навыками и личными качествами должен обладать такой сотрудник и как автоматизация упрощает его сложную работу.
Личные качества успешного администратора
Их обычно указывают в описании к вакансии, поэтому они выглядят следующим образом:
- коммуникабельность и клиентоориентированность. Администратор должен найти общий язык с любым клиентом, даже самым предвзятым и агрессивным. Нужно не только преподнести всю информацию о процедуре, но и выслушать клиента, понять его потребности и сделать все, чтобы он доверял;
- стрессоустойчивость. Большой поток задач и возможные конфликты с пациентами и врачами — со всем этим сложно справиться вспыльчивому человеку. Поэтому нужна определенная гибкость в общении и стрессоустойчивость;
- внимательность к деталям и высокая степень организованности. Администратор отвечает не только за запись пациентов, но и за график работы врачей. Если все процессы автоматизировать с помощью программы «1С:Медицина. Стоматологическая клиника», то этот шаг поможет ответственному сотруднику и исключит вероятность ошибки.
Что включают в себя обязанности администратора стоматологической клиники
Рассмотрим отдельно каждый блок обязанностей администратора.
Работа с пациентами:
- прием звонков и консультация;
- запись на прием через телефонные звонки и обработка данных при онлайн-записи;
- ведение базы данных пациентов;
- напоминания о визитах.
Все эти обязанности легче выполняются при автоматизации рабочего процесса. По сути, хорошая программа обрабатывает практически всю поступившую информацию без участия администратора.
Работа клиники:
- учет услуг и расчет заработной платы сотрудников;
- контроль за оборудованием и расходных материалов.
На помощь в этих обязанностях придет программа «1С:Медицина. Стоматологическая клиника». Она не только рассчитает зарплату сотрудников, но и составит любую отчетность.
Разрешение конфликтов и острых ситуаций:
- работа с жалобами;
- обработка неоднозначных запросов.
Поддержание атмосферы в клинике:
- обеспечение чистоты и порядка в зоне ожидания;
- ответственность за имидж клиники.
Почему клиники сталкиваются с проблемами в обучении администраторов?
Найти хорошего администратора непросто, так как этот специалист должен быть многозадачным и справляться в разных сферах деятельности. Нужен человек, разбирающийся в медицине, владеющий техниками продаж, а также хорошо организованный.
Профильного обучения по этой профессии нет, поэтому отрасль сталкивается с двойственной ситуацией: люди с медобразованием идут работать по профессии, а без специального образования — ничего не смыслят в медицине.
На фоне этого можно отметить и другие проблемы:
- высокая текучесть кадров;
- низкий уровень сервиса клиники;
- постоянные жалобы пациентов.
Решение проблемы есть — комплексное обучение администратора при устройстве на работу и постоянное повышение квалификации.
Рекомендации стоматологическим клиникам
Чтобы после обучения у вас оставались хорошие специалисты, необходимо соблюдать ряд правил:
- разрабатывайте стандарт для администратора, включая скрипты общения с клиентом;
- собирайте обратную связь от клиентов, чтобы выявить слабые позиции в сервисе;
- развивайте все навыки администратора — продажи, менеджмент, прокачка личных качеств.
