Сверка взаиморасчетов с контрагентами – это важный элемент бухгалтерского учета. Она помогает поддерживать финансовую дисциплину в компании.
Рассказываем, для чего нужны акты сверки и как правильно их составлять. Дадим образец документа и поделимся сервисами, которые автоматизируют процесс и помогут экономить время.
Читайте также: 10 лучших онлайн-сервисов ЭДО
Что такое акт сверки взаиморасчетов и зачем он нужен
Акт сверки взаиморасчетов – это бухгалтерский документ, который составляют, чтобы сравнить с партнерами информацию о поставках и платежах. Если данные контрагентов совпадают, значит, все в порядке. В случае расхождения нужно искать ошибку в первичных документах, погасить долг или отгрузить недостающие товары.
Когда проводят сверку взаиморасчетов:
- Ежегодно – перед составлением бухгалтерской отчетности за прошедший год нужно обязательно провести сверку. Это правило закреплено в пункте 27 «Положения о ведении бухучета».
- Ежеквартально – чтобы контролировать сумму резерва по сомнительным долгам, нужно сверяться с контрагентами каждый квартал. Сомнительными долгами называют задолженность перед организацией, которую партнеры не погасили в срок. Ежеквартальную сверку проводить необязательно, но на практике она есть во многих компаниях. Особенно, в крупных организациях с большими оборотами.
- По условиям договора – контрагенты могут в индивидуальном порядке решить, когда проводить сверку. Например, каждый месяц или после завершения очередного этапа работ.
Акт сверки можно составить на бумаге и обменяться оригиналами. Другой вариант – сформировать документ в системе электронного документооборота (ЭДО) и подписать электронной подписью.
Обратите внимание, что подписывать акт сверки может только директор компании или сотрудник, у которого есть доверенность на право подписи. Иначе документ не считается действительным.
Зачем нужен акт сверки:
- Подтвердить задолженность – подписание акта сверки означает согласие с суммой долга. Документ поможет наладить взаиморасчеты и не потерять деньги.
- Устранить ошибки в бухучете – сверка помогает убедиться, что все первичные документы составлены верно, отгрузки состоялись, а задолженности погашены. Бывает так, что накладные теряются, покупатель возвращает часть товара или задерживает оплату. Чтобы все это не привело к ошибкам в бухгалтерской отчетности, нужен акт сверки.
- Подготовиться к суду или проверке – акты могут служить подтверждением долга в суде, а также нужны для налоговых и аудиторских проверок.
- Продлить время требования долга – срок исковой давности по долгам отсчитывается со дня подписания акта сверки. А если акта нет, обратиться в суд можно в течение трех лет с момента возникновения долга. Когда партнеры подписывают акт сверки, этот срок обнуляется, и новые три года отсчитываются с даты акта.
Сверку взаиморасчетов проводят, если с контрагентом были сделки или есть задолженность. Когда с партнером нулевые обороты и он ничего не должен вашей компании, сверяться не нужно.
Порядок проведения сверки взаиморасчетов:
1. Бухгалтер составляет акты сверки и отправляет контрагентам оригиналы, электронные документы через ЭДО или сканы по электронной почте.
2. Контрагент проверяет акт и подписывает, если нет возражений.
3. В случае расхождений контрагент составляет протокол разногласий.
4. Стороны находят и устраняют ошибки, корректируют акт и подписывают правильную версию.
В следующем разделе покажем на примере, как заполнить акт сверки взаиморасчетов.
Это интересно: Как оформить самозанятость
Образец заполнения акта сверки
Официальной формы акта сверки не существует, но есть образец, который используют все компании и индивидуальные предприниматели.
Акт сверки выглядит так:
Как заполнить акт сверки:
1. Шапка документа. Укажите наименование сторон, период и основание для проведения сверки (номер и дату договора).
2. Таблица. Инициатор сверки заполняет левую часть, контрагент – правую.
Сальдо – эта графа показывает состояние взаиморасчетов на начало периода. Если контрагент должен вам, запишите сумму в дебет. Если есть долг с вашей стороны, внесите его в кредит.
Оплата и продажа – здесь отразите все факты оплаты и отгрузки товаров. Укажите номера платежных поручений, накладных и счетов-фактур, на основании которых проводились операции. Суммы, которые вы платили контрагенту, а также ваши отгрузки, вносите в дебет. Поступления денег или товаров от партнера запишите в кредит.
Обороты за период – посчитайте сумму по столбцам дебета и кредита.
Сальдо на конечную дату – вычислите разницу оборотов по дебету и кредиту. Если сумма по дебету оказалась больше, у контрагента есть долг перед вами. Если возник остаток по кредиту, то вы должны партнеру. Нулевое сальдо показывает, что у обеих сторон нет задолженности друг перед другом.
3. Подписи сторон. В этой части акта расписывается директор или другой уполномоченный сотрудник. Также здесь нужно поставить печать организации.
Сервисы в помощь
Формировать акты сверки вручную – долго и неудобно, поэтому бухгалтеры пользуются специальными программами и онлайн-сервисами, где есть готовые бланки. О самых популярных расскажем далее.
Контур.Диадок
Это сервис ЭДО, который позволяет дистанционно обмениваться документами с поставщиками, покупателями и государственными органами. В том числе здесь можно проводить сверку взаиморасчетов.
1. Создайте новую сверку. Для этого откройте модуль «Взаиморасчеты», далее выберите «Сверка» – «Список сверок» – «Создать сверку».
2. Заполните форму: укажите период, выберите контрагента, загрузите акты в формате Exel (вашу версию и документ партнера). Если контрагент тоже пользуется Диадок, он может сформировать свой акт в сервисе и прислать вам.
3. Нажмите «Сверить» внизу под формой акта – система сопоставит данные и укажет на расхождения.
СБИС
Онлайн-сервис ЭДО, который также позволяет обмениваться актами сверки.
1. Откройте раздел «Документы» и выберите «Акты сверок». В появившейся форме откройте меню «+Документ» и выберите «Исходящий акт сверки».
2. Заполните период, выберите или добавьте контрагента.
3. Загрузите файл с актом сверки с компьютера или из учетной системы.
4. Сформируйте и отправьте документ.
1С:Предприятие
Интерфейс учетной программы 1С может отличаться в разных версиях, но принцип формирования актов сверки везде одинаковый. Рассмотрим, как сверить взаиморасчеты, на примере 1С.Предприятие.
1. Откройте вкладку «Продажи» или «Покупки» в зависимости от того, хотите вы создать акт сверки с покупателем или поставщиком.
2. Выберите контрагента и период сверки, затем нажмите «Заполнить».
3. Нажмите «Провести», а затем «Печать», чтобы сохранить или распечатать готовый акт сверки.
Тинькофф Бизнес
В этом онлайн-сервисе для предпринимателей тоже можно формировать акты сверки.
1. Войдите в личный кабинет и откройте раздел «Выставление счета».
2. Нажмите «Создать» и в открывшемся меню выберите «Акт сверки взаиморасчетов».
3. Далее откроется форма, в которой нужно заполнить период сверки, выбрать контрагента и внести сведения об оплатах и отгрузках. В конце нажмите «Сформировать документ».
Заключение
Акт сверки отражает взаиморасчеты между контрагентами. Документ поможет обнаружить задолженности и ошибки в бухучете. Также подписанные акты понадобятся, если придется взыскивать долги поставщиков или покупателей по суду.
Составлять акты сверки можно вручную, например, в Google Таблицах. Но если у вас большие обороты и много контрагентов, удобнее пользоваться онлайн-сервисами ЭДО или учетными программами.
Полезные ссылки:
- 10 лучших курсов по запуску своего бизнеса
- Сервисы проверки контрагентов
- 15 способов заработать деньги на Вайлдберриз
- История успеха компании Netflix
